Sukladno Uredbi o tijelima u sustavima upravljanja i kontrole korištenja Europskog socijalnog fonda, Europskog fonda za regionalni razvoj i Kohezijskog fonda (NN,
107/2014,
23/2015,
129/2015,
15/2017 i
18/2017), Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske određen je kao jedno od tijela u Sustavu upravljanja i kontrole za provedbu Operativnog programa Učinkoviti ljudski potencijali 2014. - 2020., unutar Prioritetne osi 4. "Dobro upravljanje", prioritet ulaganja 11.ii "Izgradnja kapaciteta za sve dionike koji osiguravaju obrazovanje, cjeloživotno obrazovanje, osposobljavanje te zapošljavanje i socijalne politike, uključujući uz pomoć sektorskih i teritorijalnih paktova radi omogućavanja reformi na nacionalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini", specifični cilj 11.ii.1 "Razvoj kapaciteta organizacija civilnog društva, osobito udruga i socijalnih partnera, te jačanje civilnog i socijalnog dijaloga radi boljeg upravljanja".
Ured za udruge pritom obavlja funkcije kao
Posredničko tijelo razine 1 (PT1), sukladno odredbama članka 7. navedene Uredbe: planira sredstva, provodi mjere informiranja i vidljivosti, priprema natječajnu dokumentaciju za odabir projekata, inicira strateške projekte, sudjeluje u izboru projekata koji će se financirati, sudjeluje u procesima plaćanja korisnicima i povrata sredstava kod nepravilnosti, itd.
Institucionalni okvir za upravljanje ESF-om određen je Zakonom o uspostavi institucionalnog okvira za provedbu europskih strukturnih i investicijskih fondova u Republici Hrvatskoj u financijskom razdoblju od 2014./2020. (NN
92/2014).
Dodatno, postupanja tijela uključenih u provedbu ESF-a, uređena su ESF Smjernicama koje daju upute tijelima Sustavu upravljanja i kontrole (SUK) ESF-a o postupanju sukladno definiranim ulogama i delegiranim nadležnostima, a koje donosi Ministarstvo rada i mirovinskoga sustava.
Ured za udruge, prema planovima iskazanim Upravljačkom tijelu, Ministarstvu rada i mirovinskoga sustava za financijsko razdoblje 2014.-2020., provodi u pravilu
dodjelu bespovratnih sredstava u otvorenom postupku.
Otvoreni postupak je vrsta postupka dodjele bespovratnih sredstava u kojemu se otvoreni poziv na dostavu projektnih prijedloga pokreće javnom objavom Poziva na dostavu projektnih prijedloga (PDP), ciljajući na što veći broj potencijalnih prijavitelja.
U otvorenom pozivu omogućava se natjecanje između podnesenih projektnih prijedloga:
(a) na temelju kvalitativnih aspekata - modalitet privremenog poziva, ili (b) po načelu prvenstva prema datumu i vremenu podnošenja pojedinog projektnog prijedloga - modalitet trajnog poziva.
U modalitetu privremenog otvorenog poziva postupak dodjele u pravilu ne može trajati duže od 120 kalendarskih dana, računajući od prvog sljedećeg dana od dana isteka roka za podnošenje projektnih prijedloga, a završava danom donošenja i objave Odluke o financiranju, osim u slučaju zaprimanja većeg broja prijava od maksimalne visine od 300% postupak dodjele ne može trajati duže od 150 kalendarskih dana.
U modalitetu trajnog poziva postupak dodjele ne može trajati duže od 120 kalendarskih dana za pojedini projektni prijedlog, računajući od dana zaprimanja pojedinog projektnog prijedloga, do dana donošenja i objave Odluke o financiranju (čije je donošenje u nadležnosti Ureda za udruge, a koju donosi temeljem informacija o prethodnim fazama postupka koje zaprima od Nacionalne zaklade u obliku Izvješće o provedbi procjene). Također, u modalitetu trajnog poziva, projektni prijedlozi se u fazi administrativne provjere obrađuju prema datumu zaprimanja, prema čemu se i upućuju u daljnje faze dodjele. Nacionalna zaklada za razvoj civilnoga društva obavještava prijavitelje o statusu njihova projektnog prijedloga pisanim putem po završetku 1. administrativne provjere projektne prijave) i 2. (ocjena kvalitete za projektnu prijavu) faze postupka dodjele bespovratnih sredstava u roku od 8 radnih dana od dana donošenja odluke o statusu navedenog projektnog prijedloga (uspješan ili neuspješan). Iznimno, u posebno opravdanim slučajevima (primjerice, u slučaju neočekivano velikog broja projektnih prijedloga) navedeni rok se može produžiti uz prethodnu suglasnost UT-a. Faze u postupka dodjele detaljno su razrađene Uputama za prijavitelje u okviru svakog pojedinog Poziva.
U slučaju oba modaliteta poziva u rok od 120 kalendarskih dana uračunava se i rok mirovanja u trajanju od 15 radnih dana koji obuhvaća razdoblje (od 8 radnih dana) unutar kojeg se prijavitelju dostavlja pisana obavijest o statusu njegova projektnog prijedloga nakon faze procjene kvalitete te rok (od 7 radnih dana) unutar kojeg prijavitelj može podnijeti prigovor Komisiji za odlučivanje o prigovorima.
Ako je prigovor podnesen, u rok od 120 kalendarskih dana ne uračunava se razdoblje od 15 radnih dana unutar kojega je Komisija obvezna predložiti odluku o prigovoru čelniku UT-a niti razdoblje unutar kojega isti donosi predmetnu odluku. Navedeni rokovi stoga ne uključuju onaj broj kalendarskih dana koji je protekao od podnošenja prigovora do donošenja odluke o prigovoru čelnika UT-a.
Savjetovanje sa zainteresiranom javnošću
Tijekom pripreme Poziva moguće je provesti savjetovanje sa zainteresiranom javnošću ukoliko će isto doprinijeti kvalitetnijoj pripremi Poziva, informiranja potencijalnih korisnika, i povratne informacije o interesu i spremnosti za prijavu na Poziv. Ured za udruge za otvoreni Poziv može provesti internetsko savjetovanje na aplikaciji e-savjetovanja (https://savjetovanja.gov.hr/), s objavom obavijesti o navedenom savjetovanju na svojoj internetskoj stranici ili ESF internetskoj stranici (
www.esf.hr). Internetsko savjetovanje na aplikaciji e-savjetovanja (https://savjetovanja.gov.hr/), s objavom obavijesti o navedenom savjetovanju na središnjoj internetskoj stranici ESI fondova, traje najmanje 30 kalendarskih dana. U opravdanim slučajevima (izvanrednim uvjetima) moguće je provoditi savjetovanje u roku kraćem od 30 kalendarskih dana, ako su razlozi za skraćeno trajanje savjetovanja nužno jasno navedeni u obrazloženju uz dokument koji se stavlja na savjetovanje, pri čemu u tom slučaju obrazloženje potkrjepljuje činjenicu da je riječ o dokumentu koji je relevantan za ispunjenje uvjeta za korištenje EU fondova. PT1 razmatra i obrađuje pristigle komentare te objavljuje popis svih pristiglih komentara s pregledom prihvaćenih, djelomično prihvaćenih i odbijenih prijedloga, s kratkim obrazloženjem, u roku od 10 radnih dana (nikako više od 15 kalendarskih dana) od isteka roka za savjetovanje. Kod provedbe savjetovanja, Ured za udruge rukovodi se smjernicama iz Kodeksa savjetovanja sa zainteresiranom javnošću u postupcima donošenja i provedbe zakona, drugih propisa i akata (NN 140/09).
Neophodnost za provedbu e-savjetovanja odobrava UT.
U okviru dodijeljenih ovlasti, Ured za udruge Vlade Republike Hrvatske ima zadaću:
- kod planiranja Poziva na dostavu projektnih prijedloga, izraditi Sažetak operacije (SO) - programski dokument (prvi u nizu projektne dokumentacije) kojim Ured za udruge, u okviru svoje uloge PT1, iskazuje namjeru provođenja i financiranja operacija/projekata u okviru specifičnog cilja za koji predlaže operaciju/projekt. Ured za udruge dostavlja SO Ministarstvu rada i mirovinskoga sustava (koji ima ulogu Upravljačkog tijela - UT) na odobrenje. UT odobrava SO o čemu pisanim putem izvještava Ured za udruge u roku od najviše 10 radnih dana od primitka SO-a ili, ukoliko je potrebno, dostavlja SO natrag na izmjenu Uredu za udruge. Ukoliko dođe do potrebe za navedenim procesom izmjene sadržaja SO-a, navedeni postupak mora završiti (odobrenje UT-a) najkasnije 10 radnih dana prije podnošenja dokumentacije koju PT1 priprema s ciljem objave Poziva na dostavu projektnih prijedloga (PDP).
- pripremiti prijedlog izbornih kriterija odabira za specifični cilj 11.ii.1 koji je u nadležnosti Ureda za udruge dok Upravljačko tijelo (UT) sastavlja listu obaveznih kriterija odabira te usuglašava s tijelima SUK-a (PT1 i PT2) prijedlog svih izbornih kriterija odabira koji će se primjenjivati prilikom postupka odabira operacija/projekata u okviru OPULJP-a. Osim toga, UT utvrđuje metodologiju primjene za pojedinačni kriterij odabira (može li se pojedinačni kriterij razrađivati kroz zahtjeve prihvatljivosti i/ili ocjenjivanje uz pripadajuća pravila vezana uz težinske faktore) te priprema usuglašeni prijedlog kriterija odabira te ih dostavlja PT1 kao podlogu za pripremu prijedloga kriterija odabira koji su primjenjivi na razini pojedinog specifičnog cilja (izborni kriteriji). Kriterije odabira odobrava Odbor za praćenje OP ULJP-a.
- izraditi Poziv na dostavu projektnih prijedloga (PDP) u suradnji s Nacionalnom zakladom za razvoj civilnoga društva (koja ima ulogu PT2). Ured za udruge pokreće izradu PDP-a slanjem ispunjenog Obrasca Sektorske Odrednice PDP-a Nacionalnoj zakladi za razvoj civilnoga društva, temeljem čega Nacionalna zaklada izrađuje Upute za prijavitelje te dostavlja Ministarstvu rada i mirovinskoga sustava cjelokupnu dokumentaciju PDP-a. Nacionalna zaklada dužna je dostaviti i mišljenje Ureda za udruge na pripremljenu dokumentaciju. U roku od 10 radnih dana od dana primitka dokumentacije PDP-a, UT vrši pregled predmetne dokumentacije te je odobrava ili zahtijeva njezine izmjene i/ili dopune. Nacionalna zaklada u obveznoj suradnji s Uredom za udruge usklađuje dokumentaciju sa zahtjevima UT-a. U slučajevima kada su PT1 ili PT2 mišljenja da se pojedini komentar UT-a ne može prihvatiti, djelomično ili u cijelosti, pisanim putem obrazlažu UT-u svoje stajalište, predlažući rješenje kako bi UT bio upoznat sa svim okolnostima prije odobrenja dokumentacije PDP-a. PT2 dostavlja izmijenjenu i/ili dopunjenu dokumentaciju UT-u najkasnije u roku od 10 radnih dana nakon zaprimljenih komentara od strane UT-a. Nakon konačnog usuglašavanja stajališta/rješenja UT, odobrava konačnu verziju dokumentaciju Poziva te o tome pisanim putem obavještava PT1 i PT2.
- provoditi informativne radionice nakon pokretanja Poziva, o čemu obavijest o datumu održavanja objavljuje najmanje 10 kalendarskih dana prije dana njihova održavanja. Ured za udruge u pravilu informativne radionice prenosi uživo na svojem Youtube kanalu. Informativne radionice održavaju se u modalitetu privremenog poziva najkasnije 21 kalendarski dan prije isteka roka za podnošenje projektnih prijedloga; odnosno u modalitetu trajnog poziva najkasnije 21 kalendarski dan od datuma pokretanja Poziva.
- odgovarati na pitanja potencijalnih prijavitelja, ali prije objave treba dobiti suglasnost Nacionalne zaklade za njihovu objavu (koja daje suglasnost na dokument ili predlaže izmjene/dopune).
- informirati potencijalne prijavitelje o obustavi Poziva u modalitetu otvorenog Poziva. Obustava nastaje u trenutku iscrpljenja raspoložive financijske omotnice u iznosu maksimalno do 120% ukupno raspoloživog iznosa alokacije Poziva na dostavu prijedloga projekata koji je definiran Uputama za prijavitelje. Ured za udruge objavljuje obustavu kada PT2 putem elektronske pošte izvijesti PT1 i UT o tome da su nastupili uvjeti za obustavu te Ured za udruge tada na središnjoj internetskoj stranici ESI fondova i ESF stranici, objavljuje obavijest s obrazloženjem razloga obustave/zatvaranja Poziva. U slučaju otvorenog trajnog Poziva PDP obustavljen na određeno vrijeme (navodeći precizno razdoblje (datum i vrijeme) početka i kraja obustave.
- surađivati s PT2 u organiziranju radionice za korisnike kako bi se izbjegle nenamjerne pogreške na strani korisnika, a gdje se daju smjernice o načinu provedbe projekta, izvještavanju i sastavljanju zahtjeva za nadoknadom sredstava.
- planirati alokacije sredstava EU fondova i sredstava za sufinanciranje državnog proračuna u svrhu financiranja projekata kojim se provodi Operativni program; izrađivati naloge za plaćanje koje podnosi tijelu za plaćanje temeljem zahtjeva za povratom sredstava koji priprema Nacionalna zaklada za razvoj civilnoga društva; donositi Odluku o povratu (kojima se vrši povrat plaćenih sredstava) na temelju Zahtjeva za povratom sredstava koje podnosi Nacionalna zaklada za razvoj civilnoga društva. Osnovu za pokretanje postupka plaćanja korisniku predstavlja odobreni Zahtjev za nadoknadom sredstava i pripremljeni izračun plaćanja. Nacionalna zaklada priprema i odobrava Zahtjev za plaćanje od PT2 i podnosi ga PT1 u roku 45 kalendarskih dana od dana zaprimanja Zahtjeva za nadoknadom sredstava. Po završetku provedbe projektnih aktivnosti, korisnik podnosi PT2 Završni zahtjev za nadoknadom sredstava zajedno s ostalom dokumentacijom. U slučaju Završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, PT2 priprema i odobrava Zahtjev za plaćanje od PT2 i podnosi ga PT1 u roku 60 kalendarskih dana od dana njegovog zaprimanja. Ured za udruge provjerava zaprimljeni Zahtjev za plaćanje od Nacionalne zaklade te ga, ako je pripremljen na propisani način, odobrava i dostavlja Nalog za plaćanje prema Tijelu za plaćanje (TP). TP ga odobrava i izvršava plaćanje s Jedinstvenog računa Državne riznice izravno korisniku na datum naveden u Nalogu za plaćanje od Ureda za udruge. Ured za udruge izvršava plaćanje u roku od 7 kalendarskih dana od zaprimanja Zahtjeva za plaćanje na datum naveden u Zahtjevu ili najkasnije do krajnjeg roka plaćanja.
- pratiti pokazatelje definirane Operativnim programom Učinkoviti ljudski potencijali. PT1 i PT2, u okviru svoje nadležnosti, dužni su prikupljati podatke o svim navedenim pokazateljima te o njima obavještavati UT. Pokazatelji OPULJP-a s ciljnim vrijednostima prate se kontinuirano od strane UT-a i PT-ova tijekom godine, od razine operacije/projekta do razine OPULJP-a i o njima se izvještava u okviru godišnjih izvješća o napretku provedbe i godišnjeg izvješća o napretku koji se podnosi Europskoj komisiji putem sustava za elektroničku razmjenu podataka između država članica i Europske komisije. Ured za udruge ima pristup podacima iz Informacijskog sustava za praćenje mikropodataka koje prikupljaju korisnici iz svoje nadležnosti nakon što su podaci verificirani od strane Nacionalne zaklade. Korisnik prikuplja podatke o sudionicima te o njima na razini ugovora izvještava PT2 putem Informacijskog sustava za praćenje mikropodataka u koji se unose svi podaci o sudionicima (temeljem Obrasca 1. „Osobni podaci" i Obrasca 2. „Podaci nakon završetka aktivnosti“) zajedno s podnošenjem Zahtjeva za nadoknadom sredstava.
- sudjelovati u radu Odbora za praćenje Operativnog programa Učinkoviti ljudski potencijali koje odobrava Godišnje izvješće o provedbi programa, a koje Ministarstvo rada i mirovinskog sustava dostavlja Europskoj komisiji, kao i Evaluacijskog plana kojim se osigurava sveobuhvatni okvir za evaluaciju tijekom cjelokupnog programskog razdoblja te učinkovito korištenje i integriranje evaluacije kao upravljačkog alata tijekom provedbe OPULJP-a.
- pripremiti očitovanja na nalaze i preporuke revizora kao i relevantne dokaze te postupati po revizorskim nalazima.
- upravljati rizicima kako bi se spriječila pojava nepravilnosti, neprihvatljivost izdataka, potreba za poduzimanjem financijskih korekcija ili gubitak ugleda tijela sustava upravljanja i kontrole OP-om te biti prijetnja uspješnom obavljanju dodijeljenim joj funkcijama ili pak prijetnja učinkovitom funkcioniranju sustava u cijelosti.
- sudjelovati u izradi i ažuriranju Komunikacijske strategije za Operativni program Učinkoviti ljudski potencijali 2014. – 2020. (KS) i Komunikacijskog plana (KP) te u okviru svojih nadležnosti organizirati informativne aktivnosti.
