- Objavljeno: 20.07.2009.
Upute za udruge stvaratelje arhivskog gradiva
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (Narodne novine br. 105/1997, 64/2000 i 65/2009) određuje da su arhivsko gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz registraturnoga gradiva. Odabiranje je postupak kojim se iz registraturnog gradiva, na temelju utvrđenih propisa, odabire arhivsko gradivo. Stvarateljima arhivskoga i registraturnoga gradiva smatraju pravne ili fizičke osobe čijim djelovanjem i radom ono nastaje. Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.
Prema Pravilniku o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja arhivskog gradiva (NN 90/02) vrednovanje je postupak kojim se procjenjuje vrijednost zapisa i utvrđuje rok do kojega će se čuvati određena vrsta gradiva ili jedinice gradiva, te se određuje postupak sa svakom vrstom odnosno jedinicom gradiva po isteku roka čuvanja. Popisi gradiva s rokovima čuvanja utvrđuju se radi postupka odabiranja i izlučivanja. Posebni popis je popis gradiva s rokovima čuvanja koji sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili nastaje djelovanjem određenoga stvaratelja, a izrađuje se sukladno razredbenom nacrtu. Izradba posebnog popisa s rokovima čuvanja sukladno razredbenom nacrtu obveza je svakog stvaratelja gradiva. Stvaratelj gradiva obvezan je prijedlog posebnoga popisa s rokovima čuvanja, kao i svaki prijedlog za izmjenu popisa, dostaviti nadležnom arhivu na odobrenje. Stvaratelj gradiva obvezan je redovito provoditi izlučivanje gradiva čiji je rok čuvanja istekao, a najkasnije 5 godina od posljednjeg provedbenog postupka. Postupak odabiranja i izlučivanja provodi stvaratelj na temelju posebnog popisa gradiva.
Kategorizacijom se utvrđuje značenje cjeline gradiva nastalog djelovanjem pojedinoga stvaratelja za dokumentiranje djelatnosti i funkcija koje stvaratelj obavlja. Stvaratelji gradiva razvrstavaju se u tri kategorije. Stvaratelj gradiva prve i druge kategorije obvezni su za svako izlučivanje, odnosno odabiranje ishoditi prethodno pismeno odobrenje nadležnog arhiva. Stvarateljima gradiva treće kategorije nadležni arhiv može izdati odobrenje za izlučivanje određenih dijelova gradiva na određeno vrijeme prema odobrenom posebnom popisu, bez obveze da se ishodi odobrenje za svako pojedino izlučivanje.
Hrvatski državni arhiv, kao središnji i matični državni arhiv, obavlja arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, državnih i javnih ustanova i poduzeća, te pravnih osoba, obitelji i pojedinaca, čija se djelatnost prostirala ili se prostire na čitavom ili većem dijelu Republike Hrvatske, odnosno koja ima značenje za RH. Područni državni arhivi obavljaju arhivsku službu u odnosu na arhivsko i registraturno gradivo državnih tijela, pravnih osoba s javnim ovlastima i javnih službi koje obavljaju djelatnost na području jedne ili više jedinica lokalne samouprave i uprave i u odnosu na gradivo koje nastaje na području djelovanja toga arhiva. (Popis državnih arhiva u RH, područje njihove nadležnosti, sjedište i ostali relevantni podaci dostupni su na:http://www.arhiv.hr/hr/drugi-arhivi/fs-ovi/arhivi-hrvatska.htm).
Popis stvaratelja arhivskoga gradiva prve i druge kategorije na području nadležnosti Hrvatskoga državnog arhiva objavljen je u Narodnim novinama br. 42 iz 2007. g. U prvu kategoriju stvaratelja razvrstano je 13 udruga s javnim ovlastim (npr. Hrvatska gorska služba spašavanja), 34 strukovne udruge (npr. Hrvatsko kemijsko društvo), 44 interesnih udruga (npr. Centar za mirovne studije), 4 humanitarne udruge (npr. Hrvatski Caritas), 15 hobističkih udruga (npr. Hrvatsko planinarsko društvo »Željezničar«), te 13 manjinskih udruga (npr. Zajednica Nijemaca u Hrvatskoj). U drugu kategoriju razvrstano je 17 strukovnih udruga (npr. Hrvatska udruga filmskih snimatelja) i 10 interesnih udruga (npr. Hrvatska udruga za oboljele od HIV-a).
U Narodnim novinama br. 82 iz 2009. g. objavljena je kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva na području nadležnosti državnih arhiva u Bjelovaru (npr. Savez Čeha u Republici Hrvatskoj Daruvar), Dubrovniku (npr. Društvo turističkih vodiča Dubrovnik), Karlovcu (Savez sportova Karlovačke županije), Osijeku (npr. Zajednica športskih udruga i saveza Osječko-baranjske županije), Slavonskom Brodu (npr. Udruženje hrvatskih udovica i roditelja poginulih boraca Domovinskog rata), Varaždinu (npr. Vanima-udruga filmskih animatora Varaždin), Vukovaru (npr. Savez humanitarnih udruga Vukovarsko-srijemske županije, Vinkovci),i Državnog arhiva za Međimurje (npr. Udruga antifašističkih boraca i antifašista, Čakovec).
U Narodnim novinama br. 126 iz 2008. g. objavljena je kategorizacija stvaratelja arhivskog gradiva na području nadležnosti državnih arhiva Pazinu (npr. Kulturno – umjetnička udruga »Labin art express«, Labin), Rijeci (npr. Udruga građana »Škola mira« Mrkopalj), Sisku (npr. Zajednica športskih udruga grada Kutine)i Zagrebu (npr. Udruga roditelja poginulih branitelja Domovinskog rata grada Zagreba).
Tko uništi, prikriva ili učini neupotrebljivim arhivsko gradivo, ili ga iznese u inozemstvo bez prethodnog odobrenja nadležnog državnog tijela, kaznit će se zatvorom do pet godina.